Lima tahun sesudah berdirinya APTIK
(Asosiasi Perguruan Tinggi Katolik), tepatnya bulan Juli 1989, para
kepala perpustakaan yang tergabung dalam universitas anggota APTIK,
berkumpul untuk membahas suatu bentuk kerjasama berupa APTIK Library
Network (ALN). Setelah mengalami ‘kelesuan’ selama 1994-1995, ALN
bangkit kembali pada tahun 1996 dan berganti nama menjadi JPA (Jaringan
Perpustakaan APTIK). Kerjasama ini diprakarsai oleh Ibu Irene R.
Adhikusuma (Kepala Perpustakaan Unika Widya Mandala pada waktu itu) yang
dibantu oleh Prof. L. Sulistyo-Basuki. Kedua tokoh ini sangat
berperan dalam pembentukan dan perkembangan kerjasama ini. Bahkan ada
beberapa gagasan mereka yang telah dipikirkan sejak dulu, belum terwujud
sampai sekarang.
Pada waktu ALN berdiri, anggota APTIK
masih terdiri dari 10 yayasan perguruan tinggi Katolik, yaitu minus
yayasan yang menaungi Sekolah Tinggi Musi (Palembang) dan Sekolah Tinggi
Keperawatan Carolus (Jakarta). Kedua mereka baru bergabung sesudah JPA
berdiri. Saat ini ada 16 perpustakaan yang bergabung di dalam JPA.
Tabel 1 Perpustakaan JPA dari
Sabang sampai Merauke
| Pulau | Propinsi | Kota | Perpustakaan |
| Sumatera |
Sumatera Utara Sumatera Selatan |
Medan Palembang |
Unika St. Thomas Sekolah Tinggi Musi |
| Jawa |
DKI Jakarta Jawa Barat Yogyakarta Jawa Tengah Jawa Timur |
Jakarta Bandung Yogyakarta Semarang Surabaya Malang |
Unika Atma Jaya (UAJ)-Jakarta FK-UAJ PKPM PKBB St. Carolus Unika Parahyangan Univ. Sanata Dharma Unika AJ-Yogyakarta Unika Soegijapranata Univ. Widya Mandala Surabaya Univ. Widya Mandala Madiun Univ. Widya Karya |
| Kalimantan | Kalimanatan Barat | Pontianak | Unika Widya Dharma |
| Sulawesi |
Sulawesi Selatan Sulawesi Utara |
Ujung Pandang Manado |
Unika Atma Jaya Makasar Unika de La Salle |
| Timor | NTT | Kupang | Unika Widya Mandira |
Dapat dikatakan secara keseluruhan
ruang lingkup JPA meliputi informasi tentang hampir semua cabang ilmu
pengetahuan, mulai dari humaniora sampai sains dan teknologi. Ada lebih
kurang 30 jenis program pendidikan di lingkungan APTIK, yaitu
kedokteran, keperawatan, farmasi, teknik (sipil, elektro, mesin,
industri, kimia, arsitektur), pertanian (teknologi pertanian, ekonomi
pertanian), hukum (perdata, pidana, internasional, bisnis), hubungan
internasional, ekonomi, manajemen, akuntansi, administrasi negara,
psikologi, pendidikan (bahasa, agama, guru SD), politik, pariwisata,
bahasa, filsafat, dan teologi.
Kondisi perpustakaan pada awal
berdirinya ALN sangat ‘menyedihkan’ dari segi sumberdaya, pengelolaan,
dan kedudukannya di organisasi induk. Dari semua perpustakaan, hanya
ada dua tenaga sarjana perpustakaan, dan mereka tidak dibantu oleh
tenaga teknisi profesional. Otomasi sebagian kegiatan perpustakaan baru
dilakukan oleh segelintir perpustakaan. Bahkan ada 4 perpustakaan yang
tidak memiliki komputer. Hal ini berakibat serius pada pengelolaan
perpustakaan. Kelemahan yang menonjol adalah katalogisasi yang tidak
mengikuti standard yang berlaku, kesalahan pencatatan bibliografis,
kebijakan-kebijakan yang tidak berorientasi pada pemakai, dan
perencanaan anggaran yang tidak dapat meyakinkan pimpinan universitas.
Meskipun di dalam struktur organisasi universitas kedudukan perpustakaan
jelas berada di bawah rektor, namun dalam kenyataan sehari-hari
perpustakaan hampir tidak dilibatkan dalam kegiatan-kegiatan yang
sebetulnya relevan. Bahkan ada perpustakaan yang tidak mempunyai
wewenang sama sekali dalam menentukan dan membelanjakan anggarannya.
Tenaga perpustakaan adalah tenaga administrasi, kecuali kalau seorang
dosen atau peneliti ditugaskan untuk bekerja di perpustakaan.
Perpustakaan menjadi tempat buangan orang-orang bermasalah di unit-unit
lain, dan tenaga perpustakaan yang handal dipindahkan ke unit lain
meskipun sudah mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan.
Bisa dibayangkan betapa sulitnya untuk
saling berbagi informasi yang paling sederhana sekalipun seperti
pertukaran kartu katalog, dalam kondisi seperti itu. Untuk mengatasi
situasi tersebut, kegiatan ALN lebih difokuskan pada peningkatan mutu
tenaga perpustakaan. Pada tahun 1991-1993, 9 orang tenaga perpustakaan
mendapat beasiswa dari APTIK untuk mengikuti program S1 Ganda di
JIP-UI. Pemberian beasiswa oleh APTIK untuk perpustakaan terbuka terus
sampai sekarang, yaitu untuk Diploma, S1 Ganda, S2, dan S3. Saat ini
tidak ada lagi perpustakaan di lingkungan APTIK yang tidak mempunyai
tenaga profesional perpustakaan. Perpustakaan St. Carolus, sebagai
anggota termuda, sedang mengirimkan seorang karyawannya untuk belajar di
JIP-UI.
Di samping pendidikan formal, pelatihan
juga diadakan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang
CDS/ISIS versi 2.3 (1990), dan katalogisasi dengan DDC 20 dan LCSH ed. 9
(1991). Dalam rangka mengikuti perkembangan yang terbaru, pelatihan
serupa diadakan beberapa tahun kemudian untuk CDS/ISIS versi 3.07
(1996), DDC 21 dan LCSH ed. 18 (1997), penyegaran penyusunan deskripsi
katalog JPA (1998), dan WINISIS (2001). Berkat pelatihan-pelatihan ini
dan konsultansi dengan para ahli yang dilakukan sesudah itu, otomasi
perpustakaan, penyeragaman katalogisasi dan pertukaran data, bahkan
pembuatan katalog induk buku (KIB), menjadi lebih mudah.
Saat ini KIB, yang pembuatannya secara
intensif dimulai tahun 1998, sudah meliputi sekitar 260.000an entri.
Hasilnya dibagikan lewat CD-ROM dan akan dapat diakses langsung lewat
internet. KIB ini juga akan dikembangkan sebagai sarana pembuatan
katalog, pinjam antar-perpustakaan, dan evaluasi kekuatan koleksi.
Pembuatan KIB dilakukan di Unika Widya Mandala, tempat Koordinator JPA
berkantor. Kantor tersebut diperlengkapi dengan ahli dan peralatan
komputer yang memadai.
Pengembangan perpustakaan dan
karyawannya juga dilakukan melalui pelatihan pendidikan pemakai (1999),
pengukuran kinerja perpustakaan (2002), pelatihan-pelatihan
‘on-the-spot’ mengenai otomasi perpustakaan yang dilakukan di
perpustakaan yang masih lemah, dan kesempatan magang di perpustakaan
yang kondisinya lebih baik. Untuk membantu universitas yang lemah,
APTIK (melalui Pusat Informasi APTIK) memberikan pelatihan operator
sistem dan bantuan komputer (1999).
Sebagai hasilnya, sekarang semua
perpustakaan anggota JPA sudah melakukan otomasi perpustakaan, dan
mempunyai akses ke Internet. Otomasi perpustakaan dilakukan dengan
menggunakan sistem perpustakaan yang terintegrasi berbasiskan CDS/ISIS
yang dikembangkan di Perpustakaan Unika Atma Jaya Jakarta (1997) dan
Unika Widya Mandala Surabaya (sesudah 1997 sampai sekarang). Anggota
JPA lainnya tinggal memilih ingin menggunakan sistem yang dikembangkan
di Unika Atma Jaya Jakarta atau Widya Mandala Surabaya. Ada juga yang
sudah meninggalkan CDS/ISIS, yaitu dengan membeli sistem yang sudah jadi
seperti NCI Bookman, atau mengembangkan sendiri sistem yang berbasiskan
web.
Anggota JPA yang diwakili oleh para
kepala perpustakaan universitas mengadakan rapat kerja dua atau satu
tahun sekali. Tujuannya adalah untuk membahas program kerja dan kendala
yang dihadapi. Di samping raker, sejak tahun 1998 para anggota JPA
dapat bertukar informasi, berdiskusi, dan mengajukan usulan, melalui
milis jpa (jpa-aptik@yahoogroups.com). Hasil raker dan diskusi
dilaporkan oleh Koordinator JPA dalam Rapat Umum Anggota APTIK yang
dihadiri oleh para pimpinan yayasan dan universitas. Para kepala
perpustakaan juga melaporkan hasilnya ke rektor masing-masing.
Mekanisme ini mempunyai dampak positif terhadap peningkatan perhatian
para pimpinan terhadap perpustakaan. Sekarang tidak ada lagi
perpustakaan yang tidak mempunyai hak dalam penyusunan anggaran. Bahkan
jabatan fungsional pustakawan pun sudah menjadi topik pertemuan para
Purek 1 universitas yang ada di lingkungan APTIK.
Kerjasama ini juga membawa keuntungan
lain bagi anggota JPA, yaitu terutama dalam hubungannya dengan pihak
luar. KMNRT, misalnya, pada tahun 2001 memberi kesempatan pada 2 orang
yang ada di lingkungan perpustakaan dan universitas APTIK untuk
mengikuti training TI di India selama 1 bulan. Pada tahun yang sama,
KMNRT juga menyerahkan pada JPA, suatu sistem perpustakaan digital
DocuShare yang pengelolaannya dipercayakan pada Perpustakaan Unika
Parahyangan. Perpustakaan ini sudah menunjukkan kepiawaiannya dalam
pemanfaatan DocuShare ini, yaitu dengan keberhasilannya
mendigitalisasikan ribuan dokumen (tesis, disertasi, skripsi, laporan
penelitian, foto, jurnal, e-book) dalam waktu beberapa bulan. Sebagai
akibat dari kesuksesan ini, Rektor Unpar mengusulkan agar Kepala
Perpustakaan duduk dalam Senat Universitas. Perpustakaan ini juga
mendapatkan proyek lain dari KMNRT yang masih ada hubungannya dengan
digitalisasi. Masuknya gagasan dan praktek perpustakaan digital lewat
JPA ini juga memudahkan dukungan pengembangan perpustakaan digital di
masing-masing anggota JPA.
Sejak tahun 2000, Perpustakaan Unika
Atma Jaya Jakarta mengembangkan sistem perpustakaan digital yang bernama
AtmaLib. Sistem ini sudah disosialisasikan dalam Raker JPA tahun 2002,
dan sudah menarik dukungan seorang rektor di lingkungan APTIK untuk
memanfaatkannya bagi perpustakaan di universitasnya. AtmaLib ini sudah
disetujui oleh Rektor Unika Atma Jaya Jakarta dan para programernya
untuk digunakan dan dikembangkan bersama oleh anggota JPA.
Uraian di atas memperlihatkan banyaknya
kemajuan yang terjadi di lingkungan JPA sebagai hasil dari kerjasama
ini. Kemajuan yang sama dapat dipastikan akan memerlukan waktu yang
lebih lama kalau diperjuangkan sendirian. Sebagai ilustrasi,
Perpustakaan St. Carolus yang baru bergabung tahun 2000 dan mulai ikut
Raker JPA tahun 2002, pada saat dikunjungi pertama kali oleh anggota JPA
terdekat pada bulan April 2002, kondisinya adalah sebagai berikut:
tidak ada tenaga yang berlatar belakang pendidikan perpustakaan, belum
otomasi, dan hanya memiliki satu komputer yang digunakan untuk keperluan
administrasi. Sejak kunjungan tersebut, mereka mendapat pelatihan
mengenai katalogisasi dan CDS/ISIS, instalasi sistem perpustakaan
terintegrasi berbasiskan CDS/ISIS, mengirimkan satu tenaga untuk magang
selama satu bulan ke Perpustakaan Universitas Petra, mempekerjakan satu
tenaga sarjana perpustakaan, dan bahkan mendapatkan beasiswa APTIK untuk
diploma perpustakaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar